Se hai caos sulla scrivania, inevitabilmente, si rifletterà anche nelle tue idee. Sembra una conseguenza banale ma in realtà è proprio così. Con l’avvento dello smart working che ha portato molti professionisti a lavorare da casa, gestire con attenzione l’accumulo dei documenti e delle pratiche diventa più che mai fondamentale.
Lavorare da casa ha i suoi benefit, certo, ma è importante fare in modo che l’ordine diventi parte della quotidianità e non venga visto quale l’ennesimo compito da eseguire. Superato lo scoglio in cui molti vedono l’ordine come una prigione, diventa routine e si iniziano a cogliere tutti i suoi benefici. Ecco 5 consigli utili per organizzare l’archiviazione.
Strumenti adatti
L’errore classico è farsi incantare dal design scandinavo o da scatole colorate che poi, all’atto pratico, sono scomodissime. L’archiviazione seria passa per la solidità e la modularità. Ti servono contenitori che resistono all’uso quotidiano, che non si imbarchino dopo due mesi e che permettano di capire subito cosa c’è dentro.
Se lavori con molti documenti cartacei che devono essere consultati spesso, la scelta del supporto fa tutta la differenza del mondo tra un lavoro fluido e un pomeriggio di nervosismo. Per visionare le cartelle e le cartelline del catalogo di ufficiodiscount.it fai click qui e renditi conto di quante soluzioni esistono che vanno oltre il semplice faldone grigio.
A volte basta una cartellina a tre lembi con un colore specifico per salvarti la giornata, a patto che il materiale sia di qualità e non si strappi alla terza apertura. Il trucco è avere tutto a portata di mano, ma ben protetto.
Decluttering
Marie Kondo ha fatto del decluttering uno stile di vita e il suo metodo si può applicare nel lavoro così come nell’armadio. Vecchi appunti di riunioni di cui non ricordi nemmeno l’oggetto, scontrini sbiaditi di pranzi di lavoro del 2022, bozze di progetti mai partiti. Prima di comprare qualsiasi faldone, devi fare il vuoto.
Prendi tutto quello che hai accumulato e dividilo in tre pile: quello che serve per legge (tasse, contratti), quello che serve per l’operatività quotidiana e quello che “non si sa mai”.
Liberare spazio fisico è il primo passo per non affogare nella gestione dei documenti. Non aver paura del cestino della carta: è il tuo migliore alleato per un ufficio che respiri davvero.
Gerarchia del colore
Il nostro cervello reagisce alle immagini molto più velocemente che ai testi. Se tutti i tuoi raccoglitori sono neri, dovrai leggere ogni singola etichetta per trovare quello che cerchi. Un incubo. Usa il colore come una bussola. Rosso per le scadenze urgenti e le tasse, blu per i clienti, verde per l’amministrazione interna.
Non serve l’arcobaleno intero, bastano tre o quattro tinte forti. Così, anche con la coda dell’occhio, saprai sempre in che zona della libreria puntare la mano. È un sistema che abbatte drasticamente il carico cognitivo: invece di processare informazioni scritte, ti affidi all’istinto visivo. È brutto da vedere? Forse. È efficace? Assolutamente sì. E l’efficacia, quando scade il termine per la consegna della dichiarazione dei redditi, batte l’estetica dieci a zero.
Etichettatura
Prova a essere ordinato sulle etichette indicando in modo chiaro, e attraverso parole chiave intuitive, cosa è inserito all’interno. Mantieni tutto coerente cercando uno stile e un ordine: nome cliente, anno o nome cliente, argomento, anno potrebbe essere un’idea.
Manutenzione periodica
L’archiviazione è un processo. Se pensi di farlo una volta e dimenticartene, hai già perso in partenza. Il disordine è una forza della natura, tende ad aumentare se non viene contrastato attivamente. Ritagliati dieci minuti ogni venerdì pomeriggio (sì, proprio prima di staccare) per rimettere a posto quello che è rimasto sulla scrivania.
Prova a mettere in pratica questi consigli e vedrai la differenza.
